In der Immobilienbranche fallen täglich zahlreiche Rechnungen an – Für Unterhalt, für Sanierungen, für externe Dienstleister oder auch für die Nebenkostenabrechnungen. Manuelle Prozesse sind dabei nicht nur fehleranfällig, sondern binden wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, braucht einen Kreditoren-Workflow, der digital, automatisiert und – sogar buchstäblich mitdenkt. Denn so entsteht Freiraum für das Wesentliche: Das professionelle Bewirtschaften von Immobilien. Wie sich ein solcher digitaler Prozess in der Praxis realisieren lässt – inklusive KI-gestützter Datenerkennung, individueller Workflows und nahtloser Integration in die bestehende Branchensoftware – zeigt unser Rückblick auf die Einführung digitaler Kreditorenprozesse bei der Schmid Immobilien AG..
Der Startpunkt: Das Bedürfnis nach Entlastung
Die Schmid Immobilien AG wandte sich im September 2022 mit dem Wunsch nach effizienteren, digitalisierten Kreditorenprozessen an ABÄCHERLI SOLUTIONS. Der administrative Aufwand für Unternehmen und Team war hoch, Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte prägten den Alltag der Mitarbeitenden. Die Zielsetzung war klar: Automatisierung, transparente Abläufe und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Und – ganz wichtig – die Berücksichtigung individueller Anforderungen bezüglich der etablierten Branchensoftware.
Die Lösung: Durchdachte Systemintegration mit ELO und ImmoTop
Nach einer fundierten Analyse der bestehenden Abläufe wurde rasch deutlich: Die digitale Verarbeitung von Kreditorenrechnungen sollte nicht nur automatisiert, sondern vor allem nahtlos in die bestehende Fachapplikation ImmoTop eingebettet werden. Denn dort laufen bei Immobilienunternehmen alle buchhalterisch relevanten Fäden zusammen – von Objektdaten bis zur Kostenverteilung.
Die Lösung wurde im ersten Halbjahr 2023 realisiert – auf Basis von drei aufeinander abgestimmten Komponenten:
- ELO Invoice für digitale Freigabe- und Prüfprozesse
- ELO DocXtractor für die intelligente, KI-basierte Datenerkennung
- Eine spezifisch entwickelte Schnittstelle zu ImmoTop, die erkannte Rechnungsdaten automatisiert überträgt und direkt verfügbar macht
Die Herausforderung bestand also nicht nur in der technischen Integration, sondern auch darin, individuelle Anforderungen des Kunden umzusetzen – etwa unterschiedliche Workflows je nach Rechnungsart oder Objektstruktur.
ABÄCHERLI SOLUTIONS hat unsere Wünsche erkannt, verstanden und umgesetzt und auch mit externen Partnern die notwendigen Abklärungen vorgenommen.
MARCO DERUNGS
Leiter Immobilien-Management | Schmid Immobilien AG, Ebikon
Für ein erfolgreiches Rollout: Feinjustierung mit Fingerspitzengefühl
Im zweiten Halbjahr 2023 wurde die Lösung produktiv in Betrieb genommen – begleitet durch unser erfahrenes Team, dirigiert von Senior System Engineer Daniel Jovanovic. Der Einsatz von ELO DocXtractor erforderte dabei eine engere Abstimmung, da KI-Lösungen insbesondere zu Beginn auf realistische Dokumentenflüsse trainiert werden müssen. ELO DocXtractor wurde in Echtzeit auf die konkreten Belege trainiert – für präzise Datenextraktion bei unterschiedlich strukturierten Rechnungen.
Die Schnittstelle zu ImmoTop bewährte sich dabei als zentrales Element – sie stellte sicher, dass alle verarbeiteten Rechnungen direkt dort ankommen, wo sie gebraucht werden: im vertrauten Umfeld der Buchhaltungs- und Immobilienverwaltungslösung. Zudem koordinierten wir alle nötigen Abstimmungen mit externen Partnern. So konnte die Lösung rasch und stabil im Alltag verankert werden.
Das Ergebnis: Ein System, das „mitdenkt“ – und entlastet.
Heute läuft der Kreditorenprozess automatisiert, transparent und spürbar effizienter. Die Schnittstelle von ELO zu ImmoTop sorgt dafür, dass keine Daten doppelt erfasst werden müssen – und schafft freie Kapazitäten in der Administration.
Fazit: Digitalisierung mit Substanz.
Dieses Projekt für die Schmid Immobilien AG zeigt, wie digitale Prozesse in der Immobilienbranche gezielt Mehrwert schaffen – wenn sie praxisnah, intelligent und kundenorientiert umgesetzt werden. Und wie wichtig es ist, auch ausserhalb der Standardlösung zu denken, wenn es der Alltag verlangt.
Die digitalen Kreditorenprozesse laufen grossartig. Das Einsparpotential an Zeit ist sehr gross.
MARCO DERUNGS
Leiter Immobilien-Management | Schmid Immobilien AG, Ebikon
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