Gut drei Monate ist es her, seit die ELO ECM Suite 25 auf den Markt erschienen ist. Als Kommunikationsverantwortliche bei ABÄCHERLI SOLUTIONS habe ich in unserem Blog darüber berichtet, dass die Version 25 stark auf den ELO-Assistant mit KI-Funktionen, schnelleren Informationszugriff, auf weniger Programmieraufwand (Low-Code) für rasche Anpassungen und Anbindungen an Microsoft 365, SAP oder DATEV – plus Unterstützung bei der Einhaltung von Datenvorschriften setzt. Ich frage mich, ob man heute schon abschätzen kann, wieviel davon im Arbeitsalltag unserer Kunden wirklich ankommt. Wird das Update die Investition wert sein und weshalb?
Über diese Gedanken habe ich mit Daniel Jovanovic gesprochen. Er ist unser Senior System Engineer und Mitglied der Geschäftsleitung bei ABÄCHERLI SOLUTIONS. Seit mehr als 12 Jahren entwickelt und betreut er ELO-Prozesse für unsere Kunden. Er kennt die Stolpersteine der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Schweizer KMU und Institutionen aus dem Effeff – genauso wie die zahlreichen Chancen, die eine zeitgemässe und intelligente Prozessorganisation bietet. Im folgenden Gespräch teilt er mit mir seinen ersten Eindruck.
Dani, als kurzes Resüme: Wenn du die ELO ECM Suite 25 in zwei Sätzen beschreiben müsstest – was ist für Anwenderinnen und Anwender unmittelbar sicht- und spürbar neu?
Eine der innovativsten Weiterentwicklungen in der ELO Welt, mit der Power Künstlicher Intelligenz. Benutzende profitieren neben der Vereinfachung von vielen Abläufen auch von der Einbindung dieser Funktionen.
Auch wenn die ECM-Version 25 noch sehr jung ist: Welche Signale nimmst du jetzt schon als positiv wahr – und welche Punkte beobachtest du weiter?
Für mich ist klar: Mit der Weiterentwicklung der Metadaten-Generation 2 zusammen mit der Low-Code-Plattform Flows kommen für uns viele neue Möglichkeiten dazu. Gleichzeitig werden Prozesse weiter vereinfacht und vereinheitlicht. Auch die Integration in Drittprodukte, zum Beispiel in Microsoft, ist jetzt noch einfacher und schneller als zuvor. Was ich dabei aber noch im Blick habe ist der Einsatz von KI – gerade beim Thema Datenschutz ist das ein ganz wichtiger Punkt und wird in zukünftigen Kundenprojekten bei der Umsetzung von Prozessen einen zunehmend hohen Stellenwert haben. Und dann ist da noch der Ressourcen-Verbrauch in Bezug auf eine mögliche Skalierung des ELO-Systems. Ich erinnere mich gern an 2013 zurück – damals lief ein ELO mit der Version 2011 mit 3 bis 4 GB Arbeitsspeicher vollständig stabil. Heute benötigen wir selbst bei kleinen Systemen meist über 20 GB Arbeitsspeicher.
Nehmen wir an, ich setze mich an einen neuen Arbeitsplatz: Woran würde ich als erstes merken, dass ELO 25 installiert ist?
Wenn du bisher mit ELO 23 gearbeitet hast, würdest du mit deinem guten Auge sicher kleine, optische Änderungen wahrnehmen. Zum Beispiel beim Anmeldedialog. Aus optischer Sicht ändert sich für dich als Benutzer sonst nicht viel.
Für uns Entwickler und Dienstleistern ist durch die Weiterentwicklung der zweiten Metadaten-Generation und von Flows ist die Implementierung einzelner Prozessschritte in der Realisation von Kundenprojekten deutlich einfacher geworden. Es liegt auf der Hand, dass auch unsere Kunden davon profitieren. Ich finde auch, dass die Formulare für Generation 2 besser gestaltet sind und so eine etwas bessere Übersicht in einem Prozessschritt bieten, die neuen Formulare kommen etwas «luftiger» daher, man navigiert gern darin.
Welches ist deiner Erfahrung nach der markanteste Nutzen der neusten ECM Suite? Warum sollte ich ELO 25 jetzt installieren lassen?
Wenn ich auf unsere Kunden und auch auf meinen eigenen Alltag schaue, sind zwei der grössten Anforderungen ganz klar Effizienz und Integration beziehungsweise Vernetzung. Morgens zuerst alle Anwendungen zu öffnen und vielleicht noch eine spezialisierte Excel-Liste dazu – das ist auch heute oft noch ein Schritt, den man einfach toleriert, weil es «schon immer so war».
Dabei ginge es mit der ELO ECM Suite 25 deutlich einfacher und effizienter. ELO bietet mit seiner neuen Prozesslandschaft und den vielen Ablagemöglichkeiten eine meiner Lieblingsfunktionen: die iSearch. Damit finde ich nahezu alles, was ich auf einem Dokument sehen und lesen kann – nicht nur digitalen Text oder erfasste Metadaten, sondern den gesamten Volltext. In meinen täglichen Kundenprojekten sehe ich bei ELO 25 einige Stärken, von denen man im Arbeitsalltag am meisten profitiert: Zum einen die Prozesse und Business-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Zum anderen die Integration in Fremdsysteme wie zum Beispiel SAP, Abacus, Nexus oder Rimo. Dazu kommen Automatismen aller Art, etwa für das Erstellen von täglichen Reports, sowie E-Mail-Benachrichtigungen zur Überwachung von offenen Aufgaben.
Für mich ist es ehrlich gesagt schwer vorstellbar, darauf zu verzichten. Wieso sollte ich warten, effizienter zu werden?
Wir sehen hier viel Potential für noch mehr Zufriedenheit in der Verwendung von ELO.
DANIEL JOVANOVIC
Das klingt vielversprechend. Gehen wir noch etwas ins Detail: Wie hat sich der Weg zu den richtigen Informationen verändert – gerade bei Rechnungen, Verträgen oder im Posteingang?
Bisher, also mit der ersten Generation, die ja weiterhin vollumfänglich unterstützt wird, war es üblich, dass man sich für aktuelle Rechnungen, Verträge oder Posteingänge Suchfavoriten und Aufgabenansichten eingerichtet hat und sich im «Archivbaum» entsprechend durch geklickt hat, bis man das richtige Dokument gefunden hat. Mit der zweiten Generation von Metadaten und den neuen Darstellungsmöglichkeiten der ELO Spaces kann ich einem Team zum Beispiel für Kreditorenrechnungen einen Workspace als «Dashboard» bereitstellen – mit allen wichtigen Daten und Informationen auf einen Blick. Ich sehe in diesem Dashboard dann nur die spezifischen Informationen zu diesem Bereich, und viel von dem mühsamen und zeitintensiven Navigieren durch tiefe Ordnerstrukturen entfällt. Darin sehen wir ein grosses Potenzial für noch mehr Zufriedenheit bei der Verwendung von ELO.
Stichwort «ELO Assistant»: Wofür kann man ihn tatsächlich einsetzen – und wofür eher nicht?
Spannend finde ich persönlich, dass ich bequem per Knopfdruck Rechnungsdaten aus einer Rechnung auslesen und speichern kann, oder mir eine Zusammenfassung zu einem Vertragsdossier erstellen lasse, ohne die Daten mühsam manuell zusammentragen zu müssen. Dazu kommt, dass ich mit einfachen Befehlen allgemeine und einfachere Aufgaben wie: «Gib mir nur eine allgemeine Dokumentenkategorie zu diesem Dokument zurück» oder eben «Erstelle mir bitte eine Zusammenfassung für diesen Vertrag» schnell lösen kann. Zurzeit kann der ELO Assistant zwar noch keine Inhalte im ganzen ELO suchen, sondern nur in entsprechend indexierten Dokumenten. Prompts, eben diese Befehle zu einem Dokument laufen beim ELO Assistant über den Volltext. Das Dokument selbst wird dabei nicht übertragen. Das sind gute Hilfsmittel im Arbeitsalltag mit spannenden Perspektiven. Wir sehen der Weiterentwicklung des ELO Assistants gespannt entgegen.
Was muss ich tun, damit ich vom Assistant verlässliche Ergebnisse bekomme? Gibt es einfache Regeln oder ein Tipp, den du mir als Anwenderin geben könntest?
Bei Prompts an den ELO Assistant ist es aus meiner Sicht wichtig, die Aufgabe an die KI sehr präzise zu formulieren, damit möglichst wenig Spielraum für Eigeninterpretation bleibt. Die Qualität der Antworten hängt dabei im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: vom Training des zugrunde liegenden KI-Modellen, den LLMs (Large Language Models) und davon, wie ich meine Frage stelle. Ich unterscheide grundsätzlich zwischen «zuverlässigen» und «präzisen» Ergebnissen: Eine präzise Antwort ist nicht automatisch eine zuverlässige Information und umgekehrt. Das könnte dir von anderen KI-Modellen wie z.B. Chat GPT bekannt vorkommen. Das dürfte auch ein Grund sein, weshalb bei KI-Prompts häufig der Hinweis erscheint «KI-Ergebnisse können ungenau und irreführend sein».
So ist das auch im ELO Assistant. Wenn ich von einem Dokument zum Beispiel nur die allgemeine, grobe Kategorie wissen möchte – also «Rechnung», «Vertrag», «Infoschreiben», dann sollte ich meine Frage in etwa so formulieren: «Gib mir nur die allgemeine Dokumentenkategorie zurück.» Stelle ich die Frage dagegen eher allgemein, also etwa «Was ist das für ein Dokument?», erstellt der ELO Assistant eine Zusammenfassung und liefert je nach Dokument deutlich mehr Informationen, als ich eigentlich benötige.
Ein anderes Thema: Durch das neu eingeführte Low Coding (weniger Programmieraufwand) in der ELO ECM Suite 25 können unsere Kunden viel mehr selbst machen. Wie weit geht das – und wo braucht es weiterhin tieferes Wissen?
Für eine Prozessentwicklung mit ELO Flows braucht es auch mit ELO ECM Suite 25 noch Einiges an technischem ELO-Know-how. Dieses Wissen vermitteln wir auf Wunsch natürlich gern an unsere Kunden, zum Beispiel mit spezifischen, technischen Administratoren-Schulungen. In der Praxis raten wir vom alleinigen Umsetzen von Prozessen eher ab. Vor allem deshalb, weil die allermeisten Firmen nicht die notwendige Kapazität an Fachpersonal haben, um das dafür benötigte Wissen intern aufzubauen und regelmässig zu nutzen. Dafür sind wir ja da – inklusive gut 20 Jahre Erfahrung mi ELO Lösungen.
Wie spielt die ECM Suite 25 bei euch mit E-Mail, Teams und dem ERP zusammen? Kannst du mir bitte ein Beispiel nennen, das ich mir gut vorstellen kann?
Nehmen wir gleich unsere eigene Unternehmung als Beispiel. Bei ABÄCHERLI SOLUTIONS laufen der ServiceDesk, der Support und auch das Projekthandling in ELO. Ich lasse mir zudem täglich eine E-Mail mit allen aktiven Aufgaben aus ELO zustellen – so kann ich bereits beim Zmorge-Kafi festlegen, welche Aufgaben ich heute priorisiere. Aktuell nutzen wir noch keine Integration in Teams, könnten aber den ELO Teams Bot einsetzen und direkt aus Teams heraus eine Suche nach Inhalten in ELO starten.
Eine letzte Frage: Ich möchte das Update auf ELO ECM Suite 25 realisieren: Wie plant ihr das Update, damit der Betrieb bei mir trotzdem weiterlaufen kann?
Optimalerweise gibt es für ein Update ein sauberes Testsystem, das im Aufbau so nahe wie möglich am Produktivsystem liegt. Für das Update erstellen wir einen Zeitplan und ein Testdrehbuch. Mit diesen beiden Stützen und dem Testsystem steht einem erfolgreichen ELO-Update bei laufendem Betrieb aus meiner Sicht nichts im Weg.
Das Produktivsystem aktualisieren wir in der Regel ausserhalb der regulären Arbeitszeit, also nach Feierabend. Das kann auch gut einmal an einem Freitagabend oder am Samstag stattfinden.
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