Seit dem 2. August 2026 gelten weitere zentrale Bestimmungen der «EU AI Act» (European Artifical Intelligence Act). Doch was bedeutet das für Schweizer Unternehmen, die ELO ECM, digitale Workflows oder KI-Funktionen einsetzen? Wir ordnen für Sie ein, was tatsächlich relevant ist und wo sich für Sie nichts Grundlegendes ändert.
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in Geschäftsprozesse. Sie erkennt Informationen in Dokumenten, erstellt Zusammenfassungen, unterstützt bei Recherchen oder automatisiert einzelne Arbeitsschritte. Auch ELO entwickelt seine Plattform konsequent in diese Richtung weiter und verbindet klassisches Enterprise Content Management mit Automatisierung, Low-Code und KI. Damit stellt sich für viele Schweizer Unternehmen die Frage: Betrifft uns als Nicht-EU-Land der «EU AI Act» auch?
Was ist der EU AI Act überhaupt?
Der «EU AI Act» ist das europäische Regelwerk für künstliche Intelligenz. Er verfolgt einen risikobasierten Ansatz: Je stärker ein KI-System Menschen, deren Rechte oder ihre Sicherheit beeinflussen kann, desto höher sind die Anforderungen. Eine KI, die beispielsweise Daten aus einer Rechnung ausliest oder ein Dokument zusammenfasst, wird deshalb anders beurteilt als ein System, das Bewerber bewertet oder weitreichende Entscheidungen über Personen beeinflusst.
Die Verordnung ist seit 2024 in Kraft und wird schrittweise anwendbar. Seit dem 2. August 2026 gelten weitere zentrale Bestimmungen, darunter insbesondere Transparenzpflichten für bestimmte KI-Anwendungen. Ob diese Regelungen für Schweizer Unternehmen eine Bedeutung haben, und wenn ja welche, drauf wollen wir nun eingehen:
ELO ist eine deutsche und damit eine europäische Software. Was bedeutet das für uns?
ELO Digital Office wurde in Stuttgart gegründet und entwickelt seine Software «made in Germany». Mit aktuellen Produktgenerationen verbindet ELO seine Digitalisierungsplattform zunehmend mit KI- und Low-Code-Technologien. Damit muss sich ELO als deutscher Hersteller und Anbieter seiner KI-Funktionen mit dem «EU AI Act» auseinandersetzen, soweit diese innerhalb der EU angeboten oder in Betrieb genommen werden.
Im «EU AI Act» wird jedoch unterschieden zwischen dem Anbieter eines KI-Systems und dem Unternehmen, das dieses System später einsetzt. Das ist für Schweizer ELO-Anwendende entscheidend: Dass ELO aus Deutschland stammt und KI-Funktionen enthält, führt nicht automatisch dazu, dass auch ein Schweizer Unternehmen dem «EU AI Act» untersteht. Für Ihr Unternehmen oder Ihre Institution ist also entscheidend, wo und wie Sie die jeweilige KI-Funktion einsetzen.
Die Folgen für Schweizer Unternehmen.
Ein Schweizer Unternehmen fällt also nicht allein deshalb unter den «EU AI Act», weil es eine KI-Anwendung oder eine europäische Software nutzt. Relevant kann das Regelwerk aber insbesondere dann werden, wenn ein Schweizer Unternehmen KI innerhalb der EU einsetzt oder wenn die Ergebnisse eines in der Schweiz betriebenen KI-Systems in der EU verwendet werden. Dies sieht der räumliche Geltungsbereich des «EU AI Act» ausdrücklich vor.
Für Schweizer Unternehmen und Institutionen mit Schweizer Standorten, Schweizer Geschäftsprozessen und Nutzung der Ergebnisse in der Schweiz besteht also grundsätzlich keine direkte Unterstellung unter den «EU AI Act» allein aufgrund des Einsatzes einer ELO-KI-Funktion.
Anders kann es beispielsweise bei einer Niederlassung in EU-Staaten wie z.B. im angrenzenden Deutschland oder Österreich oder bei grenzüberschreitenden Prozessen aussehen.
Für einen konkrete Darstellung lohnt sich eine einfache Unterscheidung:
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- Klassisches ELO ECM
Dokumentenmanagement, Archivierung, Ablage und Bereitstellung von Informationen sind nicht automatisch KI-Anwendungen. Auch wenn die ELO-Plattform heute zusätzliche KI-Funktionen bereitstellt, wird dadurch nicht Ihre gesamte ELO-Installation zu einem KI-System. - Workflows und Schnittstellen
Auch unsere individuell entwickelten Workflows sowie Schnittstellen zu SAP, Abacus und weiteren Fachapplikationen sind nicht automatisch KI. Ein regelbasierter Rechnungsfreigabeprozess bleibt eine klassische Prozessautomation. Dasselbe gilt für eine Schnittstelle, die definierte Daten zwischen ELO und einem ERP-System überträgt.
- Klassisches ELO ECM
Genauer hinschauen sollte man aber dort, wo tatsächlich künstliche Intelligenz eingesetzt wird – beispielsweise zur intelligenten Dokumentenanalyse, Klassifikation, Zusammenfassung oder über den ELO Assistant beziehungsweise ein angebundenes Sprachmodell. ELO bietet dafür unterschiedliche Möglichkeiten und weist unter anderem auf die Wahl verschiedener Sprachmodelle, eigene interne Modelle sowie Datenschutz und Zugriffskontrollen hin. Hier wird deshalb die konkrete Anwendung entscheidend.
Ein praktisches Beispiel:
Ein Schweizer Unternehmen erhält eine Lieferantenrechnung. Eine intelligente Dokumentenerkennung liest Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag aus. Anschliessend wird die Rechnung in ELO abgelegt, durchläuft einen definierten Freigabeworkflow und wird danach an Abacus übergeben. Der Prozess enthält damit möglicherweise eine KI-Komponente. Das bedeutet aber nicht, dass der gesamte Prozess plötzlich zu einer besonders regulierten KI-Anwendung wird.
Anders wäre die Situation zu beurteilen, wenn eine KI beispielsweise Menschen automatisch bewertet oder Entscheidungen beeinflusst, die für diese erhebliche Auswirkungen haben. Nicht das Etikett «KI» entscheidet – sondern der konkrete Einsatzzweck. Für eine erste Beurteilung Ihrer Prozess-Umgebung mit oder ohne ELO reichen vier wesentliche Fragen:
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- Wo setzen wir tatsächlich KI ein?
Nicht jeder Workflow und nicht jede Automation ist KI. - Welche Daten verarbeitet die KI – und wo?
Insbesondere bei Personendaten, vertraulichen Informationen und externen KI-Diensten lohnt sich ein genauer Blick. - Was macht die KI mit diesen Daten?
Unterstützt sie lediglich Mitarbeitende oder beeinflusst sie wesentliche Entscheidungen? - Gibt es einen Bezug zur EU?
Wird die KI dort eingesetzt oder werden ihre Ergebnisse innerhalb der EU verwendet?
- Wo setzen wir tatsächlich KI ein?
Mit diesen Fragen lässt sich bereits gut einschätzen, ob ein Prozess genauer geprüft werden sollte.
Schweizer Datenschutz: bereits heute relevant.
Unabhängig vom «EU AI Act» ist für Schweizer Unternehmen das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) wichtig. Es gilt auch für KI-gestützte Bearbeitungen von Personendaten. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte EDÖB betont dabei insbesondere Transparenz, nachvollziehbare Datenbearbeitung und angemessene Schutzmassnahmen. Für die Praxis bedeutet dies vor allem:
• Welche Daten werden verarbeitet?
• Wo befinden sie sich?
• Wer erhält Zugriff darauf?
• Werden Informationen an externe KI-Dienste übertragen?
Diese Fragen sind für Schweizer Unternehmen heute unmittelbar relevanter als eine abstrakte Diskussion über den «EU AI Act». Aber auch die Schweizer KI-Regulierung entwickelt sich weiter. Der Bund arbeitet derzeit an einer entsprechenden Vorlage.
Unser Fazit: Relevant ist der konkrete Einsatz.
Der aktuell viel thematisierte «EU AI Act» macht aus einer Schweizer ELO-Installation nicht automatisch ein europäisches Compliance-Projekt sondern dreht sich vor allem um die Transparenzbestimmungen. Insgesamt nimmt ELO als europäischer Hersteller seine Verantwortung für die von ihm angebotenen KI-Systeme wahr. Für Schweizer Unternehmen zählt hingegen vor allem, welche KI-Funktionen tatsächlich eingesetzt werden, welche Daten dabei verarbeitet werden und ob ein Bezug zur EU besteht.
Klassisches Dokumentenmanagement, regelbasierte Workflows und unsere Schnittstellen, z.B. zu SAP, Abacus oder weiteren Fachsystemen bleiben klassische Digitalisierungs- und Automatisierungslösungen. Wo KI hinzukommt, schauen wir aber genauer hin. Nicht, um aus jedem Projekt ein regulatorisches Grossprojekt zu machen – sondern um von Anfang an Klarheit über Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten zu schaffen.
Nutzen Sie bereits KI mit ELO – oder planen Sie den nächsten Schritt? Dann lohnt sich ein Blick auf Ihre bestehende Prozesslandschaft. Gemeinsam klären wir, wo in Ihrer ELO-Umgebung tatsächlich KI zum Einsatz kommt, welche Daten dabei verarbeitet werden und wie sich die Technologie sinnvoll und kontrolliert in Ihre Prozesse integrieren lässt.
Als Schweizer ELO Business Partner verbinden wir von ABÄCHERLI SOLUTIONS dabei die Möglichkeiten der ELO Plattform mit Ihren konkreten Geschäftsprozessen – von ELO Workflows bis zu branchenspezifischen Schnittstellen.
Wir bringen Klarheit in Ihre Prozesse, damit Sie die Möglichkeiten von KI sinnvoll und sicher nutzen können.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine verbindliche Rechtsberatung dar. Bei komplexen, grenzüberschreitenden oder potenziell hochriskanten KI-Anwendungen empfehlen wir eine individuelle juristische Prüfung.
Weiterführende Informationen und Quellen:
ELO Digital Office Schweiz – KI-Power für Ihre Geschäftsprozesse
Informationen zu KI-Funktionen, Sprachmodellen, Automatisierung und Datenschutz.
https://www.elo.com/de-ch/software/kuenstliche-intelligenz.html
ELO Digital Office CH AG – EU AI Act und Schweiz
ELO Schweiz zum Partner-Event 2026, an dem auch der EU AI Act und dessen Auswirkungen auf die Schweiz thematisiert wurden.
https://ch.linkedin.com/company/elo-digital-office-ch-ag
ELO – EU AI Act und Transparenzpflichten
Einordnung von ELO zu den Transparenzpflichten sowie zu den Rollen von Anbietern und Betreibern.
https://www.elo.com/de-de/blog/kennzeichnungspflicht-fur-ki-inhalte.html?
EU-Kommission – Geltungsbereich des AI Act
Offizielle Erläuterung dazu, wann der AI Act auch Unternehmen ausserhalb der EU erfassen kann.
https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-2?
EU-Kommission – Transparenzpflichten für KI
Leitlinien zu den Transparenzpflichten nach Artikel 50 des AI Act
https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/guidelines-transparency-obligations-providers-and-deployers-ai-systems
EDÖB – KI und Datenschutz
Informationen zum Einsatz von KI unter dem Schweizer Datenschutzgesetz.
https://www.edoeb.admin.ch/de/ki-und-datenschutz
Bundeskanzlei – KI-Regulierung in der Schweiz
Aktueller Stand der Arbeiten des Bundes zur Regulierung künstlicher Intelligenz.
https://www.bk.admin.ch/de/regulierung