Unser kürzlich veröffentlichte ELO-Referenzbericht «So gelingt digitale Verwaltung in der Pflege» macht sichtbar, wie digitales Dokumentenmanagement kombiniert mit intelligenten Business Solutions Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Tempo in administrative Abläufe von Pflegeverwaltungen bringt. Doch der eigentliche Turbo für digitale Prozesse sind die BUSINESS SOLUTIONS auf Basis von ELO ECM/DMS.
Was wäre, wenn Anträge nicht mehr in vollen Ordnern versanden, sondern automatisch die richtigen Wege nehmen? Wenn Freigaben geregelt, Dossiers strukturiert und der Status der Verarbeitung jederzeit erkennbar ist? Genau dafür arbeiten Business Solutions Hand in Hand mit ELO ECM Suite/DMS in der Verwaltung bei der Stiftung Acherhof Schwyz.
Aber was sind Business Solutions überhaupt? Was bewirken Business Solutions konkret? Am Beispiel von zwei von uns entwickelten Funktionslösungen «Beschaffungsmanagement» und «Stellenantrag» beantworten wir Ihnen genau diese Fragen und erklären, weshalb sich unsere Lösungen auch auf die Prozesse anderer Verwaltungen und Institutionen skalieren lässt.
Was sind Business Solutions?
Business Solutions sorgen grob gesagt dafür, dass wichtige Geschäftsprozesse digital ablaufen und nicht mehr auf Papier oder in verschiedenen Programmen erledigt werden müssen.
Was bewirken Business Solutions?
Sie automatisieren Abläufe, wie zum Beispiel das Erfassen und Freigeben von Rechnungen oder das Verwalten von Verträgen. Dadurch werden Aufgaben schneller und sicherer erledigt, Informationen sind jederzeit verfügbar und der Status eines Vorgangs ist immer nachvollziehbar. Die Lösungen helfen dabei, Daten zentral zu speichern, Dokumente zu verwalten und Prozesse zu steuern – alles in einem System: Der ELO ECM Suite. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Übersichtlichkeit.
Die Vorteile von Business Solutoins sind vielfältig: Erstens sparen Sie viel Zeit, weil Abläufe automatisiert und Dokumente zentral abgelegt werden. Zweitens sind die Lösungen sehr flexibel und können ohne grossen Aufwand an Ihre Anforderungen angepasst werden – oft sogar ohne Programmierkenntnisse. Drittens erhöhen Business Solutions die Sicherheit und Transparenz, weil alle Daten und Dokumente nachvollziehbar und geschützt gespeichert werden. Ausserdem lassen sich die Lösungen einfach in andere Systeme wie Microsoft 365 oder SAP integrieren. So wird die Zusammenarbeit im Team verbessert und Sie behalten immer den Überblick über Ihre Prozesse und Dokumente.
Business Solutions sind also im Sinne von Best Practice entwickelte Funktionsprozesse. Das bedeutet: Sie müssen nicht erst lange programmiert oder angepasst werden, sondern können direkt implementiert und genutzt werden. Viele davon, etwa ELO-Invoice (digitaler Kreditorenprozess) oder die digitale Vertragsverwaltung, stammen von ELO Digital Office in Stuttgart. Als erfahrener ELO Business Partner entwickeln wir für unsere Kunden zusätzlich eigene Lösungen, um den individuellen Bedürfnissen in deren Geschäftsalltag gerecht zu werden. Zwei dieser Funktionsprozesse, die wir als Lösung in der Verwaltung der Stiftung Acherhof implementieren durften, werden wir nun genauer vorstellen:
Business Solution «Beschaffungsmanagement»
Diese Business Solution organisiert den durchgängigen Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Freigabe. Dabei wird sie vollständig in ELO integriert. Das Ergebnis ist digitales Beschaffungsmanagement mit klaren Zuständigkeiten und hoher Datenqualität.
Zentrale Merkmale
- Anpassbarer Ablauf
Umfangreicher Prozess nach bewährten Verfahren, der kundenspezifisch implementiert und angepasst werden kann. - Direkter Einstieg
Individueller Menü-Button und Startmenü für schnelle Erfassung. - Klare Genehmigung
hinterlegte Visumsschritte für stufengerechte Freigaben –
zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Kunden. - Einheitliche Erfassung
Standardmaske «Beschaffung» für das Hinterlegen themenbezogener Metadaten und die Steuerung des individuellen Prozesses.. - Automatische Dossiererstellung
Das Dossier «Beschaffungsantrag» wird vollautomatisch erstellt. - Vordefinierte Ordnerstruktur
Vordefinierte Unterordner im Beschaffungsdossier, die entsprechend dem Kundenwunsch angepasst werden können. - Status auf einen Blick
Farbkennzeichnung der Ablagestruktur je nach Freigabestatus zur besseren optischen Unterscheidung.
IHR NUTZEN
Diese Business Solution organisiert den durchgängigen Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Freigabe. Dabei wird sie vollständig in ELO integriert. Das Ergebnis ist digitales Beschaffungsmanagement mit klaren Zuständigkeiten und hoher Datenqualität.
Business Solution «Stellenantrag»
Vom Personalbedarf bis zur Entscheidung – der Stellenantragsprozess wird transparent, schnell und regelkonform abgewickelt. Das ist die Business Solution «Stellenantrag» digital mit klarer Dokumentation.
Zentrale Merkmale
- Strukturierter Antrag
Umfangreicher und flexibel implementier- und anpassbarer Stellenantrags-Prozess nach best practice. - Schneller Zugriff
Individueller Menübutton und Startmenü. - Automatische Dossier-Erstellung «Stellenantrag»
Anlage der Stellenantragsdossiers mit allen Unterlagen – zentral in der elektronischen Akte - Digitales Formular
automatisch erzeugtes Stellenantragsformular mit späterer PDF-Konvertierung. - Benachrichtigungen
Mail-Versand an beteiligte Gruppen und User nach vordefinierten Regeln – der Genehmigungsworkflow bleibt für alle beteiligten Personen jederzeit nachvollziehbares Dossier «Beschaffungsantrag» wird vollautomatisch erstellt. - Visuell Orientierung
Farbkodierte Ablagestrukturen zeigen jederzeit den aktuellen Status des Antragsprozesses.
IHR NUTZEN
Sie erhalten klare Abläufe im HR-Prozess: Vollständige Unterlagen entstehen automatisch, die Information erreicht die richtigen Stellen nach definierten Regeln und der Fortschritt ist transparent. Das sorgt für Planbarkeit und eine saubere Dokumentation rund um Stellenanträge. Lange Suchzeiten gehören der Vergangenheit an.
Ein System – zahlreiche Möglichkeiten
Mit den Business Solutions «Beschaffungsmanagement» und «Stellenantrag» werden wiederkehrende Verwaltungsaufgaben standardisiert, sicher und schnell abgewickelt. Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit für das Wesentliche, während Dokumente zentral verwaltet und Prozesse verlässlich gesteuert werden.
Beide von uns entwickelten Funktionsprozesse nutzen die Stärken der ELO ECM Suite: Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Volltextsuche, Fristenmanagement sowie Integration in Drittsysteme wie SAP, ABACUS oder Microsoft 365. So entsteht mit Business Solutions eine skalierbare Plattform, die mit Ihren Anforderungen wächst.
Lassen Sie uns über Ihren Anwendungsfall sprechen.
Beide von uns entwickelten Funktionsprozesse nutzen die Stärken der ELO ECM Suite: Dokumentenmanagement, elektronische Akten, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Volltextsuche, Fristenmanagement sowie Integration in Drittsysteme wie SAP, ABACUS oder Microsoft 365. So entsteht mit Business Solutions eine skalierbare Plattform, die mit Ihren Anforderungen wächst.
Beide Funktionslösungen sind nicht nur für die Pflegebranche interessant: Dank den standardisierten Prozessen, der einfachen Implementierung können wir unsere Business Solutions auf individuelle Verwaltungsanforderungen anpassen. Sprechen Sie uns an! Wir demonstrieren Ihnen gerne, wie Business Solutions Hand in Hand mit der ELO ECM Suite auch Ihre Abläufe vereinfachen, revisionssicher archivieren und messbar schneller machen kann.