Effizienzsteigerung dank vollständigerAutomatisierung
von Belegen
Die Schmid Immobilien AG mit Sitz in Ebikon (LU) ist Teil der inhabergeführten Schmid Gruppe Ebikon. Die Gesamtunternehmung ist tätig
in den Bereichen Architektur, Generalunternehmung, Bau und Immobilien. Die Schmid Immobilien AG nutzt ELO schon seit vielen
Jahren. Nun hat sich das Unternehmen entschieden, vollständig auf die Automatisierung von Immobilienbelegen mit ELO zu setzen und
dadurch die Digitalisierung weiter voranzutreiben.
Das erfolgreiche Unternehmen aus Ebikon beschäftigt derzeit 14 Mitarbeitende und bietet zugeschnittene Dienstleistungen von der Entwicklung über die Vermarktung bis zur Bewirtschaftung von Immobilien in der gesamten Deutschschweiz an. «Wir legen grossen Wert auf eine hohe Qualität der Dienstleistungen, zufriedene Kunden und motivierte Mitarbeitende», erklärt Marco Derungs, Leiter Immobilien-Management der Schmid Immobilien AG.
Herausforderung
ELOprofessional wurde bereits seit 2006 für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Betrieb eingesetzt. 2016 wurde im Rahmen eines grossen Updates auf die neue ELO Version mit Java Clients gewechselt. Die Möglichkeiten von ELO konnten damit aber noch nicht komplett
ausgeschöpft werden. Es galt rund 500 000 Dokumente zu verwalten. Diese Akten wurden zu jenem Zeitpunkt aber immer noch manuell in ELO abgelegt. Es war somit an der Zeit, die Verwaltung der zahlreichen Immobilienakten und Rechnungsbelege weiter zu optimieren.
«Dies ist das erste Digitalisierungsprojekt,
Marco Derungs
das uns und unser Team wirklich begeistert.»
Leiter Immobilien-Management
Schmid Immobilien AG
Lösung
Mit dem neuen Projekt wurde der ELO Business Partner Abächerli Solutions GmbH aus Rotkreuz beauftragt. Abächerli organisiert, strukturiert und digitalisiert Unternehmensabläufe und -dokumente. Zu den Kunden gehören kleine, mittlere und grössere Unternehmen. Ziel des Projekts mit der Schmid Immobilien AG war es, mit einer systemübergreifenden Lösung das Maximum aus den Geschäftsprozessen herauszuholen: Schnelligkeit, Transparenz, Informationsverfügbarkeit – im gesamten Unternehmen, an allen 14 Arbeitsplätzen der Immobilienbewirtschaftung. Der Automatisierungsgrad sollte vor allem in der Rechnungsverarbeitung markant erhöht werden. Zur automatischen Ablage von Dokumenten wie auch der Indexierung der Dokumente mit Metadaten aus der ImmoTop-Software, wurde die
Datenbank von ImmoTop mit der Middleware UDSforELO angebunden. Dank UDSforELO können beliebige Datenbanken im Standard an ELO angebunden und damit Metadaten für Such- oder Dokumentenprozesse weiterverwendet werden.
Funktion
Für alle relevanten Dokumente wird ein Barcode generiert, der auf dem Dokument an einer bestimmten Stelle angebracht oder direkt
mitausgedruckt wird. Beim späteren Einlesen der Dokumente wird der Barcode elektronisch gescannt. Dank der Datenverbindung von
ELOprofessional mit ImmoTop können die Kundendaten entnommen und dem Dokument als Metadaten mitgegeben werden. Auf diese Weise können die Dokumente anhand des Barcodes automatisch abgelegt werden. Diese Lösung spart massiv Zeit und Geld. Bei Bedarf können die in ELO abgelegten Dokumente ganz einfach «per Knopfdruck» aus der ImmoTop-Software aufgerufen werden. «Die nahtlose
Integration in die bestehenden Systeme macht das ELO Geschäftsprozessmanagement zu einem leistungsstarken Werkzeug zur Gestaltung von Arbeitsabläufen», meint Daniel Abächerli, Geschäftsleiter der Abächerli Solutions GmbH. Der Rechnungsverarbeitungsprozess wird ebenfalls durch die Automatisierung massiv beschleunigt und senkt Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität. Dank ELO werden die Rechnungen nicht mehr in Papierform in Ordner abgelegt, sondern elektronisch und automatisiert. Die Daten werden abschliessend
automatisch in das ERP-System übernommen und die Bearbeitungsprozesse übersichtlich und klar dargestellt. Durch die lückenlose Dokumentation wird zudem eine hohe Transparenz gewährleistet. ELO bietet darüber hinaus alle nötigen Funktionen für die elektronische rechtskonforme Archivierung, um gesetzliche und betriebliche Vorschriften einhalten zu können. Änderungen an einem Dokument werden
vollständig protokolliert und bleiben nachvollziehbar, daneben können autorisierte Personen festgelegt und Datenzugriffe gesteuert werden.
Fazit: enorme Effizienzsteigerung
Der betriebliche Nutzen sowie die Effizienzsteigerung bei der Schmid Immobilien AG sind gross. Durch die Umsetzung dieses Projekts
kann eine komplette Stelle eingespart, respektive die Stelle kann für andere produktive Arbeiten eingesetzt werden. Sämtliche
Mietverträge sind verfügbar, werden leicht gefunden und die Ablage der Akten bietet eine hundertprozentige Sicherheit. «Dies ist das
erste Digitalisierungsprojekt, das uns und unser Team wirklich begeistert», so Marco Derungs. Ein weiterer Aspekt darf nicht vergessen werden: Dank der neuen technischen Möglichkeiten und des dezentralen Zugriffs auf die Daten wird das Arbeiten von ausserhalb aus
erst richtig ermöglicht – ein Angebot, das die Mitarbeitenden der Schmid Immobilien AG zu schätzen wissen.