Schnellere Durchlaufzeiten dank
digitalisierter Produktionsprozesse
Die Sauter Bachmann AG in Netstal (GL) entwickelt und produziert Präzisionszahnräder, Getriebe und ganze Antriebssysteme in höchster Qualität für verschiedene Bereiche wie Industrie, Aviatik, Bahn, Raumfahrt sowie den automobilen Rennsport. Im Rahmen des Standards Industrie 4.0 entschied sich das Unternehmen, ganz auf die Digitalisierung mit ELO zu setzen.
Ein kompetentes Engineering, modernste Produktionsanlagen und eine eigene Härterei bilden zusammen mit Spezialisten die Basis des Unternehmenserfolgs. Rund 100 Mitarbeitende beschäftigt der Glarner KMU-Betrieb. «Präzision und ein hoher Qualitätsstandard werden bei uns gross geschrieben. Um unsere Prozesse noch effizienter und effektiver zu gestalten, investieren wir in die digitale Zukunft», erklärt Andrea Girola, Managing Director, Sauter Bachmann AG.
Herausforderung
ELO als DMS (Dokumenten-Management-System) wurde bei der Sauter Bachmann AG bereits 2017 eingeführt, indem ein erster digitaler Prozess als Workflow definiert und realisiert wurde.
Die Umsetzung von gewohnten Prozessen in die digitale Welt ist eine grosse Herausforderung. Zudem muss sich das System den verändernden Bedürfnissen fortlaufend anpassen und innert nützlicher Frist umgesetzt werden können.
Eine der Voraussetzungen des Projekts war die Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics AX, welches für die verschiedenen Dokumente die entsprechenden Metadaten liefern sollte.
«Um unsere Prozesse noch effizienter und effektiver zu gestalten, investieren wir in die digitale Zukunft.»
Andrea Girola
Managing Director, Sauter Bachmann AG
Lösung
Eines der Ziele war es, dass der Kunde selbst an der Lösung mitarbeiten konnte. In diesem Rahmen wurden Schulungen anhand von konkreten Beispielen durchgeführt. Inzwischen hat Sauter Bachmann in diesem Bereich viel eigenes Know-how aufgebaut und baut zahlreiche Prozesse in Eigenregie. Die Entwicklung einer komplexen 3er Prozesskette für den Bereich Aviatik wurde hingegen von
Abächerli Solutions realisiert.
Ein weiterer Baustein im Projekt mit Sauter Bachmann war die Integration der digitalen Signatur. Damit Dokumente schnell und qualifiziert aus ELO unterschrieben werden können, hat Abächerli Solutions eine Anbindung der digitalen Signatur entwickelt. Damit können digitale Dokumente im Handumdrehen mit rechtsgültigen Signaturen versehen werden – unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelunterschrift oder Unterschrift zu zweien handelt.
Digitales Personaldossier
ELO Invoice und ELO DocXtractor ermöglichen die Automatisierung für den gesamten Rechnungsprozess: vom Eingang und der Erfassung der digitalen Rechnung ins System, der Zuweisung an die verantwortlichen Personen über die Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Diese Automatisierung beschleunigt die Verarbeitung der Kreditoren deutlich und minimiert Fehlerquellen. Die erhebliche Zeiteinsparung führt nicht nur zu einer Kostenreduktion sondern nicht zuletzt auch zu einer Verbesserung der Arbeitsqualität für die Mitarbeitenden.
Eine besondere Herausforderung stellen die heterogenen Prozessabwicklungen dar: Je nach Kunde durchläuft die Rechnungsverarbeitung unterschiedliche Schritte. Diese Anforderung konnte dank des Einsatzes von ELO Invoice spielend erfüllt werden.
Auch im Personalmanagement hat sich Sauter Bachmann das Ziel gesetzt, sämtliche Prozesse zu digitalisieren. «Zu diesem Zweck haben wir die Business Solution ELO HR Personnel File eingebunden. Diese ermöglicht es, sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort zu vereinen», erklärt Daniel Abächerli.
Ein Berechtigungssystem sowie modernste Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben. «Die Zuteilung der Berechtigungen ist im ELO tatsächlich sehr einfach und schnell zu handhaben. Die digitalen Personaldossiers sind sicher abgelegt und können von den berechtigten Personalverantwortlichen effizient bearbeitet werden», so Andrea Girola. Auch bei den Personaldossiers liefert Microsoft Dynamics AX die Metadaten für die Integration in die ELO Welt.
Fazit
Insgesamt wurde für die Sauter Bachmann AG eine umfassende Dokumenten-Management-Lösung mit umfangreicher Ablagelogik und intelligentem Berechtigungskonzept umgesetzt. Die sicher verschlüsselten Daten sind für die berechtigten Personen auch via Mobile Clients abrufbar.
Die nahtlose Verzahnung der Produktions- und Geschäftsprozesse ist ein entscheidender Mehrwert. «Nicht nur die Administration profitiert von den digitalisierten Prozessen, sondern auch die Produktion, welche nun ebenfalls nahtlos auf die in ELO verfügbaren Daten zugreifen kann, so dass ein vollständig integrierter Prozess ermöglicht wird. Dies führt dazu, dass wir insgesamt von 30 bis 40 % schnelleren Durchlaufzeiten profitieren», erklärt Andrea Girola.
Die beschleunigten Workflows und Ablageprozesse sind perfekt aufeinander abgestimmt und garantieren einen reibungslosen Ablauf. Das elektronische Ab-legen der Dokumente ist bei Sauter Bachmann zum Kinderspiel geworden.
«Wir sind von den verschiedenen Lösungen begeistert und die Mitarbeitenden arbeiten mit Freude und Überzeugung mit ELO. Dies hat auch damit zu tun, weil wir die Mitarbeitenden bereits sehr früh mit in das Projekt zur Einführung von ELO miteinbezogen haben», betont Andrea Girola.