Anbindung an das bestehende ERP-System mit der ELO EMC Suite
A & B Treuhand AG ist ein kleines Unternehmen im Herzen der Stadt Luzern. Das Unternehmen wurde im Jahr 1988 gegründet und ist seit Beginn am Schwanenplatz in Luzern domiziliert. Das überschaubare Team von neun spezialisierten Fachleuten erbringt professionelle und praxisbezogene Dienstleistungen in allen Fachbereichen des Treuhandwesens. Zum Servi-ceangebot des Unternehmens gehören Buchführung & Abschlussberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Lohn- & Personaladministration sowie Mehrwertsteuer- & Fiskalvertretung.
Im Jahr 2016 hat sich die A&B Treuhand AG dafür entschieden mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsdokumente auf ELOoffice 10 zu setzen. Das Produkt wurde damals von unserem Geschäftspartner der Firma Cybertastic beschafft und installiert. Wir von Abächerli Solutions GmbH durften damals die Basiskonfiguration vornehmen und einen Teil der Mitarbeitenden schulen. Mit dieser Lösung war man bei der A&B Treuhand AG mehrere Jahre sehr zufrieden. Mit dem Fortschritt der Digitalisierung und den gesteigerten Ansprüchen konnten wir das Unternehmen für das Upgrade auf die ELO ECM Suite gewinnen. Ein überzeugender Punkt war dabei der erweiterte Funktionsumfang wie beispielsweise der ELO Workflow-Designer für die Erstellung von eigenen, digitalen Prozessen. Im Jahr 2020 war schlussendlich der ideale Zeitpunkt gekommen und die personelle Konstellation für das Upgrade war gegeben.
Umsetzung mit Berücksichtigung des Kostendachs
Eine grosse Herausforderung im Projekt, war die Migration der bisherigen Dokumente aus ELOoffice in die ELO ECM Suite. Dies lief jedoch unter Zuhilfename der ELO Standardfunktionen Export/Import erfolgreich ab. Etwas grösser war die Herausforderung, mit dem bestehenden Kostendach alle Wünsche umzusetzen und in Betrieb zu nehmen. Wir von Abächerli Solutions GmbH sind es jedoch gewohnt, im Rahmen von Projekten im KMU-Umfeld budgetschonend und trotzdem sehr professionell Projekte umzusetzen und erfolgreich zum Laufen zu bringen.
«Die integrierten Anmerkungstools für PDFs
Heidi Duss
haben uns erlaubt auch im digitalen Raum besser zusammenzuarbeiten. Unser Druckvolumen hat
sich rund um die Hälfte reduziert.»
Geschäftsinhaberin
A&B Treuhand Ag
Workflows einfach erstellt
Die Basis zur Erweiterung auf ELO ECM Suite wurde durch die Beschaffung von neun ELO Userlizenzen sowie der Universalschnittstelle gelegt. Die Installation der Software sowie die Migration des gesamten Dokumentenbestandes er-folgte gleich im Anschluss. Damit die neuen Mandaten schnell und einfach mit den Kundeninformationen angelegt werden können, wurde die bestehende ERP-Lösung mit UDSforELO angebunden. Aus dem ERP können nun so die Metadaten auf den Mandatsordnern in ELO hinterlegt werden. Beim Ablegen von neuen Dokumenten werden die Metadaten direkt von oben nach unten vererbt. Schnelles und effizientes Arbeiten ist gegeben und die Suche nach Dokumenten lässt sich gut filtern. Mit der Zusatzfunktion «Word erzeugen» werden Metadaten aus den ELO Indexmasken beim Anlegen von Dokumenten direkt in vordefinierte Textbereiche von Worddokumenten eingetragen. Nach der erfolgreichen Einführung der Lösung konnte A&B Treuhand AG selbst mit der Erstellung von digitalen Prozessen beginnen. Der Workflow-Designer ist einfach einzusetzen und erfordert keine Entwicklerkenntnisse. Digitale Prozesse lassen sich ohne grossen Aufwand rasch erstellen und Nutzen für Kunden werden generiert.
Mehr Effizienz für das Business
Die ELO ECM Suite bildet als modulare Client- / Server-Lösung eine auf die Anforderungen der A&B Treuhand AG abgestimmte ECM-Lösung. Die zahlreichen Einsatzmöglich-keiten der Suite sorgen für effiziente und nachvollziehbare Geschäftsprozesse. Informationen sowie Dokumente werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg logisch, rechtskonform und stets unter Einhaltung von Daten-schutzanforderungen verwaltet. ELO bietet ausserdem umfangreiche Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten. Mit mobilen Apps für iOS- und Android-Endgeräte können Informationen bequem von unterwegs erfasst, abgerufen und bearbeitet werden.
Digitales Arbeiten leicht gemacht
Abächerli Solutions GmbH hat für die A&B Treuhand AG eine massgeschneiderte Lösung erstellt. Zusammen wurden die Bedürfnisse erarbeitet und die Lösung darauf abgestimmt. Durch die Anbindung an das ERP-System mit USDforELO wurde das digitale Arbeiten massiv erleichtert. Die Metadaten lassen sich automatisch ins Worddokument befüllen und das Generieren von Dokumenten mit der Zusatzfunktion „ Word erzeugen “ erleichtert das Schreiben von Briefen. Das Unternehmen schätzt es sehr, dass dank der ELO ECM Suite die Möglichkeit gegeben wurde, digitale Prozesse selbst zu entwickeln ohne Entwicklerkenntnisse zu besitzen. Dies hilft dem KMU, die Kosten zu minimieren und mehr Nutzen auszuschöpfen. Des Weiteren wird die Auslastung der Mitarbeitenden frühzeitig erkannt und gegebenenfalls kann man auch schnell eingreifen. „ Durch das Zusammenführen von Arbeits- und Archivumgebung kann dank der zentralen Ablage sowie durch das Weg-fallen von Programmwechsel kostbare Zeit eingespart werden“, erklärt Heidi Duss, Geschäftsinhaberin von A&B Treuhand AG. Auch die Ordnerbreite hat sich dank der Dokumentversionierung reduziert – keine Stapelung von überfüllten Ordnern im Unternehmen – und das Team hat nun eine gute Übersicht im Ablagesystem.
Zusatzfunktionen schaffen Mehrwert
A&B Treuhand AG ist begeistert von der professionellen Zusammenarbeit mit Abächerli Solutions GmbH und der ELO Softwarelösung. Mit den Zusatz-funktionen und der ERP-Anbindung konnte ein grosser Mehrwert geschaffen werden. Die Lösung lässt sich durch einen internen IT-affinen Mitarbeiter leicht weiterentwickeln, um so die Prozesse noch individueller zu gestalten. „Auch wenn wir uns aufgrund der saisonalen, im Treuhand sehr verbreiteten Arbeitsauslastung, noch in der Testphase befinden, sind wir zuversichtlich, dass wir auf das neue Jahr die Software vollumfänglich einführen und nutzen können“, schildert Heidi Duss.