Nächster Halt – Digitale Effizienz.
Tempo statt Papierstau: Die ELO ECM Suite wird zur Schaltzentrale der digitalen Dokuementenverwaltung bei den VBZ. Ein zentrales DMS, eine Schnittstelle für SAP und ein automatisierter Kreditorenworkflow bringen Ordnung in Sekunden und Zugriff über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg. Erfahren Sie in unserem jüngsten Referenzbericht, wie eine sinnvolle Prozessorganisation den Alltag in der Verwaltung des öffentlichen Verkehrs spürbar beflügelt.
Text: ABÄCHERLI SOLUTIONS Fotos: Cornelia Michel
Die Verkehrsbetriebe Zürich (VBZ) prägen seit 1882 den öffentlichen Verkehr der Limmatstadt: über 500 Fahrzeuge befördern rund 860 000 Fahrgäste täglich durch eines der dichtesten Netze der Schweiz. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Informationen und an die damit verbundenen Verwaltungsprozesse. Im Geschäftsalltag der VBZ wurden bisher Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt. Die Suche nach spezifischen Dokumenten kostete viel Zeit, Versionen waren unklar und die papierbasierte Workflows bremsten bereichsübergreifende Abläufe stark. Das VBZ strebte deshalb eine Lösung im Sinne einer einheitlichen, digitale Plattform an, die den Anforderungen für ein Unternehmen im Öffentlichen Verkehr heute aber auch in der Zukunft gerecht werden kann.
Dank unserer langen Erfahrung mit verschiedenen Projekten in der Stadt Zürich und auch aus dem öffentlichen Verkehr lag die Lösung für die Züri-Linie auf der Hand: Den Anforderungen gerecht werden ein zentrales Dokumenten-Management-System (DMS), eine revisionssichere Archivierung, automatisierte Workflows und eine nahtloser SAP-Integration – benutzerfreundlich, unternehmensweit einsetzbar und standortunabhänig nutzbar. Diese Kombination bildet die Basis für eine durchgängig digitale Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen.
Wenn Informationen mitfahren: Vom Papier zur Plattform.
Realisiert wurde die Einführung entlang der Vorgaben der Abteilung «Organisation und Informatik» (OIZ) der Stadt Zürich im Rahmen bewährter ELO-Standards. Die langjährige Erfahrung beim OIZ und die besondere Benutzerfreundlichkeit macht ELO zur einheitlichen Plattform für Dokumente und Workflows auch bei der Abteilung der Städtischen öffentlichen Verkehrs. Gleichzeitig bleibt aber – für das VBZ sehr praxisnah – das Papierarchiv bestehen, weil die Fahrzeuge der Zürcher Verkehrsbetriebe oft mehr als 40 Jahre im Einsatz sind. Darüber hinaus gelten 20 Jahre Archivpflicht.
Die ELO ECM Suite übernimmt dabei die Rolle der Lösungs-Drehscheibe: Eingehende Rechnungen werden nach Scan oder E-Mail automatisch eingelesen, klassifiziert und regelbasiert zur Freigabe zugewiesen – frei von Medienbrüchen und vollständig nachvollziehbar. Über ELO for SAP sind Informationen direkt mit ERP-Daten verknüpft (z. B. Bestellungen, Zahlungsfristen). Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz in allen Bereichen. Die mobile Nutzung auf Tablets ermöglicht standortunabhängigen Zugriff – ideal für Werkstätten und Teams unterwegs.
Dank ELO haben wir jetzt einen klaren, digitalen Fahrplan. Ein schneller Zugriff auf Dokuemente,
Philipp Frech
weniger Papier, mehr Effizienz – im ganzen Unternehmen.
Leiter Performance Management VBZ
Verkehrsbetriebe Zürich
Die Schaltzentrale: ELO trifft SAP
Ein besonderes Augenmerk lag dabei auf der SAP-Integration: Über ELO for SAP werden Informationen direkt mit ERP-Daten abgeglichen, etwa bei Bestellungen oder Zahlungsfristen. Das reduziert Fehler, erhöht die Transparenz und beschleunigt Entscheidungen. Dank mobiler Nutzung auf Tablets sind relevante Inhalte zudem jederzeit verfügbar – auch in Werkstätten und unterwegs. Das Zielbild: eine einheitliche, benutzerfreundliche Plattform, die Prozesse durchgängig digital macht, die Akzeptanz fördert und die VBZ schrittweise in Richtung papierlose Abläufe führt.
Das Ergebnis der im VBZ integrierten DMS-Lösung bildet nun eine robuste, zukunftsfähige Systemlandschaft mit SAP-Integration, Kreditorenworkflow und digitalem Archiv als tragenden Säulen mit vielseitigem Nutzen:
- Schnellere, effizientere Verarbeitung durch automatisierte Workflows.
- Weniger Duplikate und optimierte Speichernutzung dank zentraler Ablage
- Rechtskonforme Archivierung und hohe Datensicherheit im digitalen Archiv
- Ultraschnelle Dokumentensuche und ortsunabhängiger Zugriff – auch mobil
- Schlanke, stabile Systemlandschaft durch SAP-Schnittstelle und automatisiertem Kreditorenprozess.
Fazit
Unsere digitale Prozessorganisation hat sich bei den VBZ als zentrale Arbeitsplattform bewährt: Dokumente liegen im DMS strukturiert und revisionssicher im digitalen Archiv, die Dokumentensuche geht schnell, Duplikate werden reduziert. Der Kreditorenworkflow läuft automatisiert und nachvollziehbar, die SAP-Integration schafft Prozesssicherheit. Gleichzeitig ermöglicht die mobile Nutzung Zugriff genau dort, wo er gebraucht wird – vom Büro bis in die Werkstätten. Das Ergebnis: spürbar mehr Tempo, klare Zuständigkeiten und hohe Transparenz im täglichen Betrieb des öffentlichen Verkehrs.