Effiziente Arbeitsprozesse und verbesserte Zusammenarbeit
Das Bistum Basel ist das grösste Bistum in der Schweiz. Es beschäftigt rund 50 Mitarbeitende in der Verwaltung, jedoch an unterschiedlichen
Standorten. Um die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und die standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, entschied sich
das Bistum Basel, auf die Digitalisierung mit ELO zu setzen.
Das römisch-katholische Bistum Basel umfasst insgesamt zehn Kantone der Schweiz, darunter auch französischsprachige Gebiete. Die Anfänge des Bistums reichen zurück bis ins 4. Jahrhundert. Der ursprünglich in Kaiseraugst beheimatete Bischofssitz liegt seit 1828 in Solothurn, wo auch die zentrale Verwaltung angesiedelt ist. Die insgesamt 50 Mitarbeitenden in der Verwaltung arbeiten jedoch an unterschiedlichen Standorten in der Deutschschweiz und in Delémont.
Herausforderung
Bis 2017 erfolgte die digitale Verarbeitung der Geschäftsprozesse im klassischen Dateisystem. Mehrfachablagen von Dateien und das Vorhandensein verschiedener Versionen machten die Ablage schnell unübersichtlich. Zudem hatten nur die Mitarbeitenden der jeweiligen Abteilung Zugriff auf die Dokumente, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erschwerte. Das Bistum Basel suchte nach einer Lösung mit verbesserter Usability, die ein effizienteres und effektiveres Arbeiten ermöglichen und die Zusammenarbeit anregen sollte. Gleichzeitig wollte das Bistum ein neues Records Management einführen, das über sämtliche Abteilungen gilt und so eine zentrale Ablagestruktur zur Verfügung stellt. Da das Bistum über keine interne IT-Abteilung verfügt, übernahm die Leitung des Projektes Generalvikar Dr. Markus Thürig.
«Ich bin überrascht, wie nah wir dem papierlosen Büro mit diesem Projekt gekommen sind. Das IT-Projekt
Dr. Markus Thürig
war, wie man sagt, eine grosse Kiste. Sie zu öffnen hat aber vieles Effizienter gemacht..»
Generalvikar, Bistum Basel
Die Lösung
Im Rahmen einer Ausschreibung entschied sich das Bistum Basel für die von ELO präsentierte Lösung, bestehend aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ELOprofessional und der Business Solution ELO GEVER, der E-Akte von ELO, die speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt ist. Diese Kombination überzeugte vor allem, weil sie nahe an der MS-Office Bedienung liegt, das interne Feed-System ein effizientes Arbeiten ermöglicht und allgemein der Umfang der Funktionen stimmte. Damit kann das Bistum Basel Dossier gesteuert arbeiten, wobei alle Beteiligten abteilungsübergreifend auf die darin enthaltenen Dokumente zugreifen können.
Zur Vorbereitung definierte das Bistum Basel zunächst im Rahmen eines Organisationsprojektes die Ablagelogik sowie die Pflege des Records Management. Bei der Konzeptarbeit für die Einführung von ELO und ELO GEVER arbeiteten die Teams von Organisationsentwicklung und Systemintegration zusammen, was das gegenseitige Verständnis förderte und dazu beitrug, die geplante Lösung in die richtige Richtung zu lenken. Danach wurde in regelmässigen Meetings zwischen Abächerli Solutions GmbH aus Rotkreuz und den Projektverantwortlichen des Bistums Basel die Einführung der neuen Lösung geplant, organisiert und umgesetzt. Organisationsvorschriften, Detailspezifikationen der Lösung sowie ein Berechtigungskonzept dienten dabei als Basis für die Installation und Konfiguration. Nach der Implementierung schulte Abächerli Solutions GmbH die Projektkernpersonen. Generalvikar Dr. Markus Thürig übernahm die Organisation und Schulung der Mitarbeitenden des Bistums Basel.
Fazit
Als erste Verwaltungszentrale der Diözesen in der Schweiz ist das Bistum Basel im digitalen Zeitalter angekommen. Die theoretischen Vorbereitungsarbeiten waren ohne interne IT-Abteilung zwar herausfordernd. Die Beratung und Unterstützung durch Abächerli Solutions GmbH ermöglichten dennoch eine zügige Umsetzung des Projekts. Wichtig für den Erfolg war auch die Einbeziehung der Mitarbeitenden
in Konfigurationsfragen und die kontinuierliche Information. «Schnell fanden sich unter den Mitarbeitenden Botschafterinnen und Botschafter, die in den Pausen und während den Vorbereitungssitzungen vom tollen neuen Arbeitsinstrument schwärmten und
damit die breite Akzeptanz des Projektes förderten», so Markus Thürig.
Nach gut zwei Jahren im Einsatz, ist Markus Thürig mit der Lösung von ELO sehr zufrieden. Jede Datei ist im System nur noch einmal vorhanden. «Der unterzeichnete und versandte Brief liegt als PDF auf dem Word-Entwurf», so Thürig. «Über die Dokumentenversionen
können frühere Erarbeitungsphasen wieder hervorgeholt werden». Über Baumstrukturen und eine potente Suchfunktion unterstützt ELOprofessional die Orientierung innerhalb der rund 1500 Ordnungspositionen und Rubriken des Bistums Basel. ELOprofessional und die Business Solution ELO GEVER haben auch die Arbeitsabläufe spürbar verändert. Die Prozesse sind kürzer und direkter geworden, die Übersicht über offene Geschäfte ist dank Wiedervorlagen-Funktion leichter zu behalten. Zudem protokolliert die Feed-Funktion automatisch und dossier- beziehungsweise dokumentenbezogen die Geschäftsprozesse und die ausgetauschten Informationen der Mitarbeitenden.
Auch die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten ist dank zentraler, klar strukturierter Ablage einfacher geworden. Beispielsweise können Traktanden und Texte schon vor einer Sitzung ins Dossier abgelegt und allen Mitarbeitenden
zugänglich gemacht werden. In der Zwischenzeit wurde bereits ein erstes Upgrade eingespielt, wobei sich das System als äusserst stabil erwiesen hat.